Le riunioni (interne o con soggetti terzi) sono spesso sinonimo di stress, non solo dal punto di vista logistico-organizzativo (individuare un luogo adatto, il momento che soddisfa le necessità di tutti i partecipanti, se urgente riprogrammare il calendario degli impegni…) e del confronto, ma anche dal punto di vista del contenuto e della gestione delle sue conseguenze.
Per cercare di ridurre il livello di stress che una riunione ci può procurare e trarre massimo profitto dall'incontro possiamo adottare alcuni semplici accorgimenti.
Innanzitutto è buona norma prepararsi per una riunione: quali argomenti verranno affrontati? come? Quali sono i punti di forza su cui fare leva? Quali sono, invece, i temi che sarebbe meglio evitare?
Negli incontri indetti con lo scopo di acquisire un cliente, cercare l'approvazione di un progetto o, addirittura, un finanziamento dovrebbero essere sempre accompagnate da dati e materiali, che non solo aiutano a delineare la situazione, ma offrono la garanzia che dietro tali richieste vi è effettivamente uno studio, un ragionamento concreto: una certa serietà. In un certo senso, sarebbe come avere accanto un amico fidato che gode di una determinata reputazione (NB: se i dati sono imprecisi o poco chiari, altrettanto sarà la reputazione del nostro amico!).
A seconda del tipo di riunioni e dello scopo di esse, è un vantaggio presentarsi con i personaggi giusti (soprattutto per gli incontri che coinvolgono esterni), ossia con le risorse che all’interno dell’organizzazione possono conferire credibilità o siano più preparati in una determinata materia, nonché con chi detiene il potere vincolante o è capace di esercitare un influsso positivo. Per esclusione, se tra alcuni soggetti sono sorte incomprensioni o antipatie, allora è consigliato evitare il loro incontro, a meno che non estremamente indispensabile (e le persone abbastanza mature, ma chi lo può sapere?).
Se le riunioni si rivolgono all’esterno, coinvolgendo soggetti terzi, è buona pratica confrontarsi prima all’interno sui temi che si andranno a discutere, non solo per essere più forti nel far valere le proprie ragioni rinfrescando i vari svantaggi e vantaggi di determinate decisioni, ma anche per indirizzare gli sforzi in un’unica direzione, portando avanti una strategia comune. Ritrovarsi in una riunione ed essere presi alla sprovvista dall’intervento “non in linea” o fuori luogo di un collaboratore pone in discredito le capacità e l’immagine aziendale, nonché impedisce un supporto pronto da parte de team. Ovviamente, il fato è sempre in agguato: interagendo con altri soggetti non sempre si può prevedere come l’altra parte possa reagire agli stimoli proposti, né se possano essere sollevati altri temi e problematiche che non ci si aspettava. Però, almeno, cerchiamo di prevedere il prevedibile!
A questo punto faccio una nota: nonostante la destrezza di ognuno di noi ad affrontare contrattempi e sorprese, se si parla a nome e per contro di altre persone non sempre è facile rispondere prontamente e in modo adeguato a tutto ciò che ci viene chiesto. E, soprattutto, è importante sapere quali siano i valori e gli obiettivi che il nostro rappresentato intende perseguire.
Indipendentemente dal risultato della sessione, è una buona pratica incontrarsi e confrontarsi con i propri colleghi su quanto affrontato durante la discussione ed elaborare un piano d’azione. Trascrivere i punti salienti dibattuti e condividerli con tutti gli interessati aiuta a verificare quanto si è compreso e ad indirizzare le azioni di ogni soggetto coinvolto verso un obiettivo univoco (magari dopo averlo condiviso anche tra i collaboratori).
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